Geschäftsprozesse digitalisieren
Prozesse nicht einfach digital nachbauen
Viele Unternehmen übertragen bestehende Abläufe Schritt für Schritt in eine Software. Dadurch werden alte Umwege, unnötige Freigaben und manuelle Tätigkeiten häufig nur digital fortgesetzt.
Grünfischer beginnt deshalb mit einer anderen Frage:
Was soll der Prozess für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden erreichen?
Erst daraus entwickeln wir den zukünftigen Ablauf. Wir klären,
- welche Abläufe sich mit Standardsoftware umsetzen lassen,
- wo besondere Anforderungen Ihres Unternehmens entstehen,
- welche Prozesse in das ERP gehören,
- wo Kundenkommunikation, CRM oder weitere Systeme ansetzen,
- und wie diese Systeme sinnvoll zusammenarbeiten.
Das Ergebnis ist kein theoretischer Idealprozess. Es ist ein umsetzbarer Zielprozess, der schrittweise eingeführt werden kann und von Beginn an auf spätere Automatisierung vorbereitet ist.
Wie daraus ein digitaler Zielprozess entsteht
Ein bestehender Prozess ist nur die heute praktizierte Lösung für eine bestimmte Aufgabe. Er ist nicht automatisch die beste Grundlage für die Digitalisierung.
Deshalb betrachten wir zunächst das Prozessziel und den konkreten Nutzen:
- Wird die Bearbeitungszeit verkürzt?
- Werden Fehler oder Rückfragen vermieden?
- Sinkt der manuelle Aufwand?
- Können Kunden schneller oder besser bedient werden?
- Wird Wachstum ohne zusätzlichen Personalaufwand möglich?
- Werden gesetzliche oder organisatorische Anforderungen sicher erfüllt?
Anschließend vergleichen wir den heutigen Ablauf mit bewährten Standardprozessen.
Dabei unterscheiden wir zwischen:
- Abläufen, die sich mit Standardsoftware zuverlässig und wirtschaftlich umsetzen lassen,
- historisch gewachsenen Sonderwegen, die keinen erkennbaren Mehrwert mehr schaffen,
- und unternehmensspezifischen Besonderheiten, die für Kunden, Qualität oder Geschäftsmodell wichtig sind.
Der zukünftige Prozess wird bereits mit Blick auf eine möglichst weitgehende Automatisierung entwickelt.
Die Umsetzung erfolgt trotzdem in sinnvollen Etappen.
Ein erster Schritt kann zum Beispiel Daten zentralisieren, Zuständigkeiten klären oder eine manuelle Übergabe beseitigen. Weitere Prüfungen, Zuordnungen und Entscheidungen können später automatisiert werden.
So entstehen schnelle Verbesserungen, ohne dass kurzfristige Zwischenlösungen das langfristige Ziel verbauen.
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Kontakt
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Jakob Fischer - Grünfischer Digitalisierung
Nelkenstraße 14
Eckental